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关于档案管理的基础工作和档案管理的现代化

作者: 发布日期: 2019-10-22 15:51

档案记录着人类文明,繁重的实践活动,科学研究成果等各种信息,具有很高的价值,是促进社会进步与发展的动力。随着社会的发展,越来越多的档案信息增加了管理人员的工作难度。在信息时代,为了确保文件管理的现代化,我们需要在实践工作中加强基础工作,提高其管理水平,并在其中应用各种先进的信息技术,以达到目标并促进文件管理的健康发展。档案业。从这个角度来看,基础工作在文件管理工作中占有非常重要的位置。

众所周知,计算机作为有效处理大量复杂信息和数据的现代先进工具的第一个特征是输入到计算机的原始数据信息必须准确,科学。因此,计算机管理的前提是输入信息和数据。收集,分类和记录等一系列初步工作使其完全满足计算机工作的技术要求。

那么,中国档案管理基础工作的不足之处和不足之处是什么?哪些方面不能快速适应计算机管理?一般而言,中国大部分的综合档案都是馆藏的内容。时间跨度很长,并且已经处于封闭管理状态多年。文件管理仅用于保管目的,案件不会丢失。另外,每个历史时期的档案质量也不统一,档案情况普遍较差。主要问题集中在以下几个方面:首先,文件号未标准化。目录不多于一册。第二是案件的标题不规范。有些标题不能反映主题,或者标题缺乏基础知识,甚至文件的标题更常见。第三,大多数文件缺少卷内目录,因此某些案件的书名未涵盖的内容将永远无法检索且难以使用;没有标记文件号,很难找出中间是否使用了该页面;第五是小组的混乱情况比较严重,如果有一组基于时间的小组,则根据职能部门也有小组,也有文件小组。不同,大约一两页纸,一卷和一卷五六百页纸,一种纸和一卷。简而言之,建立综合档案的时间越长,馆藏中类似问题的存在就越多。从以上情况来看,中国的综合档案馆目前还没有足够的条件来进行计算机管理,以尽快,科学地解决这些问题。

二,实施规范化,规范化的工作程序和方法,提高档案管理的基本水平

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从科学和经验上,我们可以知道我们必须执行标准化和标准化的工作程序和方法来提高文件管理的水平。也就是说,文件管理的收集,分类,识别,记录和保管都是按照统一的程序和科学的方法进行的。从科学和经验上我们可以知道,要提高文件管理水平,必须执行标准化和标准化的工作程序和方法,即文件管理的收集,分类,识别,记录和保管都在按照统一的程杏耀平台注册序和科学。该方法有效。

1.全面的人口普查档案

这是文件管理标准化和标准化的第一步。由于一般综合档案馆已经多年没有经过全面检查,并且转移单位的转移周期不可避免,因此不可避免地会有很多文献具有沉重的参考价值或没有参考价值。因此,应首先删除这些无用的文档,以避免将来进行计算机管理。发生重复和效率低下。

重新组织那些与内容混合在一起的文件。重新分组的原理是尽可能地合并具有某种联系的文件。在重组案例文件的过程中,应重新整理没有页码,没有卷目录,没有文件标题或标题不清楚的文件,以确保所有文件都更加标准化。重卷不仅可以优化馆藏,科学保管,还可以提高计算机管理文件的使用效率。

3.结合博物馆的实际规格

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书目是一项繁重的工作,需要实施计算机管理,并且是一项主要的前期工作,直接影响到计算机数据和信息输入的准确性。在011986年,国家发行的《档案著录规则》是规范录音工作的最基本基础。但是,由于各种档案的条件不同以及计算机管理的新技术要求,每个档案都应基于《规则》,并根据自身的实际情况,根据计算机管理的技术要求,适合于博物馆。工作的详细说明。

4.统一的分类号保证检索召回率

计算机检索的显着优点是它可以满足人们的族裔搜索需求。为了确保搜索的完整性,在分类过程中,我们首先根据《中国档案分类法》进行分类,然后制定一些特定的规则。另外,在分类过程中应加强审核过程,及时纠正分类人员的错误。我们应该经常组织大家尽可能地了解统一标准,以实现一致的标准化和规范化的管理。

5.规格名称保证搜索精度

文件的分类号保证了搜索的查全率,并且标题准确,可以确保搜索的准确性。但是,保证召回率是不可接受的。同时,有必要确保标题的准确性。我们认为,在标题说明中应掌握的原则和要点正在填写标题项。该组织的简称是为了避免歧义,非法问题和不清楚的计算机识别。结合计算机搜索,我们需要在记录过程中填写职责,原因,语言名称,名称,位置和时间。如果标题不完整。如果标题很长,请填写额外的悼词。另外,统一文本标题中经常出现不清楚的词,例如“报告”,这极大地影响了搜索的准确性。因此,我们规定任何要求批准的文件都应写成“要求”。如果您不索要文档,则可以编写“报告”等,以便可以在搜索中区分每个文档的实质效果。

1.优先排序

现代档案管理的主要目的是提高档案数据的使用效率。因此,所有文件管理工作都应根据使用目的进行。因此,必须根据社会的实际需要明确定义现代档案管理的编制方法。所需的紧急程度是按顺序执行的。档案管理的基础工作要求管理者整合社会的发展状况,并对所有档案进行整体和次要分类。

2,分级二次录音,省时省力

在记录过程中,案例文件可以分为三个级别进行记录,即仅反映问题或检查价值不高的文件记录在文件级别,将多个文件合在一起记录。一卷涉及相同的内容,并排列在一起。合并并记录文件,在文档级别记录沉重或反光的文件。

3,分开分类,充分利用文件的原始依据

对于具有良好文件库和完整目录的文件,在录制时可以直接在完整列表中为索引建立索引,并且计算机程序将可用于那些特殊形式,例如“房间文件杏耀注册”和“案件”。名称,地址和时间直接输入文件目录中,然后计算机给出分类编号。这样,可以充分利用档案目录的原始基础,可以减少录音过程,大大提高了录音速度。

4.用“关键字”替换“主题词”,以简化搜索时间并提高效率

尽管“主题词”具有标准化和统一的作用,但是它也具有麻烦和效率低下的缺点。如何利用其劣势?我们认为可以采用“关键字”代替“主题词”。也就是说,从文档的标题或主题中,总结了揭示主题的词语。该方法不仅解决了手工索引速度自动索引不准确的缺点,而且解决了词义内容和主词从属关系的问题。

结论

简而言之,在档案管理中,档案管理人员必须遵循相关要求,抓紧档案管理,提高档案管理效率,促进我国档案事业的积极健康发展。


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